Vores e-mailkultur er for dårlig

Slutter du dine e-mails med blinkende smileys, hejsa eller knuzzer, når du skriver fra din arbejdsplads? Eller holder du dig til det mere formelle venlig hilsen?

Halvdelen af os aner ikke, hvad vi bør gøre, når vi sender e-mails på jobbet. Meget få virksomheder har nemlig regler for det.

Troværdigheden i fare
Men for meget pjat kan koste virksomheden troværdighed. Det viser et forskningsprojekt fra forsikringskoncernen Codan, som ph.d Anette Grønning fra Syddansk Universitet står bag, skriver Fyens Stiftstidende.

Ifølge undersøgelsen taber virksomhederne ansigt over for kunderne, når der ikke er reningslinjer for e-mails.

- Kærligheden er gået amok i det medie, og når virksomhederne ikke forholder sig til e-mails, godkender de indirekte, at kunderne i selskabeligt lag fortæller, at de fremstår uprofessionelle, lyder en af konklusionerne fra Anette Grønning.

Takt og tone på nettet
Nogen steder har man dog indført en e-mailpolitik. Det gælder for eksempel i Sparekassen Faaborg, hvor medarbejderne ikke må sende personfølsomme oplysninger som CPR, kontonumre og personnumre, postkassen skal tømmes minimum to gange om dagen, og der er også særlige regler for sproget, der skal være klart og enkelt.

- Mailen er på mange måder et perfekt kommunikationsværktøj. Men der hører også regler med. For eksempel skriver man i kort form og svarer hurtigt, siger marketingchef Erik Moretto.

Fagforbundet HK mærker et stigende antal henvendelser fra medlemmer, som beder om klare retningslinjer for brug af e-mail og internet på arbejdspladsen.

- Det er alt lige fra tonen i mailen til, hvorvidt arbejdsgiverne kan læse, hvad de skriver. Derfor er vi i gang med at lave kursusdage om takt og tone på nettet, siger konsulent Leif Limkilde Bloch, HK.