Gå på juleferie med en tom indbakke

Bugner din mailbakke af uoverskueligt mange e-mails? Få tre gode råd til, hvordan du holder din indbakke nede.

Synes du også, at der tikker urimeligt mange mails ind i indbakken hele tiden? Det kan faktisk lade sig gøre at holde det i bund. (© Colourbox)

Har du også konstant et par hundrede mails liggende i din indbakke, som venter på, at du får tid til at tage dig af dem? Det kan virke fuldstændig uoverskueligt at få ryddet op i sin mailboks, og problemet bliver kun mere og mere uoverskueligt, som tiden går.

Men hvorfor er det egentlig, at vi ikke bare får de mails ekspederet?

Line Ullmann

Line Ullmann er underviser og rådgiver med speciale i effektive arbejdsvaner. Hun laver kurser til virksomheder og organisationer i hele landet. Samtidig underviser hun fast på åbne kurser hos Teknologisk Institut.

- Mit bedste bud er, at det er vanens magt. De fleste af de ting, vi gør, er faktisk styret af vaner. Så mange af os har en vane med at kigge i mailen løbende i løbet af dagen - på tidspunkter hvor vi ikke rigtig har tid og fokus nok til at forholde os ordentligt til det, der er kommet ind.

- Så bliver det halvhjertet og så vokser det, siger Line Ullmann, der har specialiseret sig i effektive arbejdsvaner og underviser i dem på Teknologisk Institut.

Sæt dig et mål om at rydde op i mailboksen

Men det kan faktisk lade sig gøre at gå hjem hver dag med en tom indbakken, og juleferien er en glimrende anledning til at få gang i en god rutine.

Line Ullmann har løsningen:

- Det handler først og fremmest om systematik og om at sætte sig et mål. Og så sortere de indkomne e-mails efter kategorierne slet, gem, videresend eller besvar. Og undgå at markere e-mailen som ulæst, for så har du netop spildt din tid.

1. Tøm indbakken helt!

Målet er, at din mailbakke er tom, hver dag inden du går hjem. Ja, du læste rigtigt. Tom.

- E-mails du har åbnet, hører ikke til i indbakken. Måske har du dem liggende i indbakken, for ikke at glemme dem, eller fordi du synes, det tager tid at rydde op. Men overvej lige engang, hvis du brugte det samme princip hjemme i køkkenet. Hvordan ville der se ud, hvis du lod alt køkkengrejet, brugt såvel som ubrugt ligge fremme?

- Hvis du har flere hundrede læste, men usorterede e-mails i din indbakke, så start med at flytte dem alle sammen over i en mappe, du kalder 2013. Lad dem ligge der, eller sorter dem senere. Gå så i gang med de ulæste.

2. Opret mapper - less is more

Opret de mapper, du har brug for. Og kun dem. Det er sandsynligvis langt færre, end du tror.

- Du har brug for en mappe til de e-mails, der kræver lidt mere tid. Den kalder du "Action", "Gør det", "I gang" eller noget i den stil. Derudover har du brug for et (meget!) begrænset antal mapper til at arkivering. Gør det enkelt. Opret eventuelt blot èn enkelt mappe, der hedder "Gem".

- Husk at du altid kan søge e-mails frem igen ved hjælp af søgefeltet. Hvis du har en windowscomputer kan du også søge ved hjælp af verdens bedste tast - windowstasten.

3. Vær systematisk

Nu arbejder du dig stille og roligt gennem indbakken og tager dig af de e-mails, du endnu ikke har håndteret. Sæt tid af, så du kan nå dem alle sammen igennem (de vil ikke nødvendigvis være besvaret alle sammen).

- Hvis der er f.eks. 50 mails og du beregner 1 min. pr. stk. skal du altså beregne 50 min. fokuseret tid. Du vil sandsynligvis kunne gøre det hurtigere. Tag eventuelt tid første gang, så du får en fornemmelse af, hvor lang tid det tager.

- Stress ikke. Opgaven er ikke uoverkommelig, hvis du bruger denne enkle systematik. Når du læser din mail, så tager du stilling ud fra følgende kriterier:

1. Slet

2. Gem

3. Videresend

4. Besvar

5. Gør den til en opgave

Bemærk, at der ikke er en valgmulighed, der hedder "Marker som ulæst". At åbne og læse mails halvhjertet og derefter markere som "ulæst" fordi du ikke lige kan overskue det, er noget af det mest ineffektive tidsspilde, du kan påføre dig selv. Så gå koncentreret og effektivt til værks.