Tavshed undervejs gør møder mere effektive

Et par minutters stilhed under mødet gør deltagerne langt mere skarpe, viser erfaringer fra Region Midtjylland.

Stilheden på regionens møder er meget konkrete og afgrænsede, så ingen er i tvivl om, hvornår der igen skal tales. (© ColourBox)

Flere og flere virksomheder bruger stilhed som et værdifuldt arbejdsredskab, fx i forbindelse med møder. Og det er faktisk en rigtig god ide. Stilhed er nemlig blevet en mangelvare, siger trendforsker Louise Byg Kongsholm:

- Vi lever i en meget travl og støjende verden, hvor den aktivitet, der i gamle dage hed ”glo ud af vinduet”, ikke findes mere. Den er fyldt med larm og dingenoter og devices, og derfor bliver noget af det, der er allermest søgt, det modsatte af larm, støj og en travl hverdag, siger hun til Aftenshowet.

- Stilhed er blevet en misteværdi, det vil sige, at den ikke er umiddelbart tilgængelig i vores travle hverdag, og derfor kæmper vi indædt for at få fat i den.

Ti procent af møderne foregår i stilhed

En af de arbejdspladser, hvor man er begyndt at bruge stilhed aktivt, er Region Midtjylland. Her er stilhed simpelthen blevet en fast del af møderne.

- Som tommelfingerregel holder vi ti procent af mødet i stilhed. Det er de to første minutter, og så er det to tredjedele henne i mødet, hvor vi reflekterer over, hvad der er sket på mødet, og hvad vi har brug for, at der skal ske den resterende del. Og så er det til sidst, før vi går derfra. Da bruger vi stilheden til at reflektere over, hvad vi har fået med? Hvad vi har oplevet, og hvad vi har været særligt interesseret i.

- Derudover har vi en masse andre ad hoc-stilhedspauser. Fx hvis der er temaer, hvor man skal tænke sig ekstra godt om. Så bruger vi stilheden, forklarer Morten Randløv, der er distriktsleder i Region Midtjylland i Aftenshowet.

Se interview om stilhed i Aftenshowet

Stilhed gør effektiv

Morten Randløv pointerer, at effektivitet faktisk er noget af det vigtigste, de har fået ud af at indføre stilhed i møderne.

- Det er ikke bare stilhed for stilhedens skyld. Det er simpelthen et intelligent mellemrum, en intelligent pause, hvor vi får mulighed for at tænke os om og blive skarpe. Så får vi sorteret noget fra og finder ind til kernen, hvad det er vi vil sige.

Og det er hans kollega, områdeleder Ann-Christina Frederiksen, enig i:

- Fordi vi har fået skåret støj væk og har lettere ved at få fokus på det, vi skal i dialog om. Og fordi vi er blevet bedre til at høre, hvad hinanden siger. Der er kommet mere eftertænksomhed, simpelthen.

Samhørighed er en bi-effekt

Men hvorfor er det, at stilhed kan gøre et møde mere effektivt?

Bastian Overgaard er ekspert i stilhed og har skabt mødeværktøjet Silent Co-creation, som er den metode, man bruger i Region Midtjylland. Han forklarer, at stilheden på et møde kan sammenlignes med mellemrumstasten på et tastatur:

- Lige som mellemrumstasten, så kan stilheden bruges til at skabe mening. Forestil dig, at der ikke var nogen mellemrumstast!

- Man kommer ind i mange møder, hvor der bliver snakket og snakket og snakket, og der er aldrig tid til at stoppe op og rent faktisk tænke sig om. Så ved at bruge stilheden aktivt, og bruge den sammen og blive enige om, at: "Nu holder vi det her intelligente mellemrum sammen", så får vi faktisk større overblik og tid til refleksion. Og nærvær. Og som en ekstra bonus, så får vi faktisk også en følelse af samhørighed med hinanden.

Stilhed på møder kræver faste rammer

Både Bastian Overgaard og de to ledere fra Region Midtjylland understreger, at det er vigtigt at holde nogle helt faste rammer – fx en tidsafgrænsning - for stilheden som del af et møde:

- Så man siger, at ”vi er stille herfra og hertil”. Hvis man siger to minutter, så skal det ikke være et eller fire minutter. Så skal det være to. For ellers skaber det en utryghed og usikkerhed, og så bliver det akavet, siger Bastian Overgaard.

Morten Randløv vurderer, at effektivititeten på regionens møder er steget med tyve procent som følge af stilheden. Og desuden så rummer mødereferaterne langt flere reelle beslutninger end tidligere.

- Det er også blevet rarere at være til møde. Det er jo en kunst at have en god dialog. Og jeg synes, vi er blevet bedre til at gå i dialog, fordi vi lytter til hinanden og skærer fyldet fra, tilføjer Ann-Christine Frederiksen.