Professorer: Regeringens nye retningslinjer forhindrer ikke sletning af e-mails

Nogle ministerier vil tilmed skulle slette mails hurtigere end i dag.

Vi risikerer at stå om nogle år i samme situation: At der er nogle mails, som ikke findes, mener to professorer (Grafik: Nathalie Nystad)

Slettede e-mails vil fortsat kunne spænde ben for de kommissioner, der skal undersøge og granske ulovligheder i den offentlige forvaltning.

Det mener to juraprofessorer, som P1 Dokumentar har bedt om at nærlæse de nye retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af e-mails, som Justitsministeriet har fremlagt.

Formålet med retningslinjerne er ellers at sikre, at undersøgelseskommissioner fremover kan få udleveret relevante ministre og embedsmænds mailbokse, på samme måde som kommende retningslinjer skal sikre opbevaring af sms’er.

- Grundlæggende er de her retningslinjer ikke særligt meget værd. Fordi juridisk set er de ikke bindende. Og når man så i øvrigt læser dem igennem, så er de ikke formuleret således, at man endegyldigt ud fra dem kan sige, at man som myndighed er forpligtet til at gemme på sine slettede e-mails, siger juraprofessor Frederik Waage til P1 Dokumentar om de nye retningslinjer for opbevaring af e-mails.

- Sådan som retningslinjerne er formuleret, kan vi risikere at stå om nogle år i fuldstændig samme situation: At der er nogle mails, som ikke findes, og som ikke kan genskabes, tilføjer juraprofessor Sten Schaumburg-Müller.

Justitsminister Nick Hækkerup mener derimod, at de nye retningslinjer er tilstrækkelige til at varetage ”hensynet til fremtidige behov fra eventuelle undersøgelseskommissioner”, skriver han til P1 Dokumentar.

- Det er min klare forventning, at når vi laver fællesstatslige retningslinjer, så vil de blive efterlevet og det kommer Justitsministeriet også til at følge op på, siger justitsminister Nick Hækkerup i en skriftlig kommentar.

Fortsat lovligt at slette

Kravet om at gøre noget ved problemerne med slettede mails blev allerede rejst under den tidligere justitsminister, Søren Pape Poulsen (K), der lovede at lave fælles retningslinjer på området. Det skete, efter DR i 2018 havde afdækket, hvordan slettede e-mails havde forhindret både Tibetkommissionen, Statsløsekommissionen og Skattesagskommissionen i at komme til bunds i de sager, de var sat til at undersøge.

Men ministerens løfter blev dengang ikke indfriet. Derfor kunne P1 Dokumentar i sommeren 2021 fortælle, at også Instrukskommissionen var blevet forhindret i at få adgang til de øverste embedsmænds e-mails, fordi de automatisk var slettet og væk.

Det fik et flertal i Folketinget til at ville have indført ved lov, at der skal gå mindst 5 år, før embedsmænds og ministres e-mails må slettes helt.

Men de ”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”, som Justitsminister Nick Hækkerup (S) nu har fremlagt, er hverken minimumsregler eller lov.

Retningslinjerne anbefaler, at almindelige embedsmænds såkaldt slettemarkerede e-mails fremover gemmes i præcis 5 år, hvorefter de slettes. Chefers slettemarkerede e-mails bør gemmes i 10 år, og ministre og departementschefers slettemarkerede e-mails bør gemmes i 25 år. Men det er i princippet op til de enkelte ministre og ministerier, om de vil følge disse anbefalinger.

Derfor vil det fortsat være fuldt lovligt at slette e-mails, påpeger de to juraprofessorer.

- Hvis en minister anbefaler eller beordrer sine medarbejdere til at sige, ’her er nogle retningslinjer, dem følger vi ikke’, så er det jo fuldt ud lovligt. Hvis de er vedtaget ved lov, ja så vil der jo være et lovbrud, og så vil der være nogen, der er ansvarlige, siger Sten Schaumburg-Müller.

Ministerier følger ikke altid anbefalinger

Justitsminister Nick Hækkerup mener imidlertid, at retningslinjer er tilstrækkelige til at regulere opbevaringen af ministres og embedsmænds mails, og at det ikke er nødvendigt at gøre det ulovligt at slette.

- Det her vedrører regler for, hvordan man arbejder i staten. Og mål, der ikke har direkte virkning over for borgerne, bør normalt ikke gøres til genstand for lovgivning, skriver Nick Hækkerup til P1 Dokumentar.

De to professorer påpeger dog, at Folketinget rent faktisk har valgt at lovgive om for eksempel embedsmænds pligt til at journalisere visse dokumenter, og at der er eksempler på, at ministerier ikke altid gør, som de bliver anbefalet at gøre.

- I 00'erne var der eksempler på, at Statsministeriet ikke fulgte Ombudsmandens udtalelser. Der var tale om anbefalinger, og ministeriet kunne fuldt lovligt sige, ’Tjah, dem følger vi ikke’. Og det kan man jo principielt også gøre med de her retningslinjer, forklarer Sten Schaumburg-Müller.

Derfor kan det i praksis gøre en forskel, om Justitsministeriet kommer med nogle anbefalinger, eller om Folketinget vedtager en lov, pointerer de to professorer.

- Hvis Folketinget ønsker at forhindre, at de her e-mails og sms’er skal slettes, så må de simpelthen lave en lov, som siger, at det er afgørende, at man opbevarer de her dokumenter, og at det er ulovligt, hvis man sletter dem, tilføjer juraprofessor Frederik Waage.

Kan få den modsatte effekt

De to professorer påpeger også, at de nye retningslinjer i nogle tilfælde ligefrem kan gøre det sværere for undersøgelseskommissioner at komme til bunds i de sager, de bliver bedt om at undersøge.

- Retningslinjerne fastslår, at man efter 5 år endegyldigt skal slette e-mails i nogle tilfælde. Og det betyder, at der vil være nogle myndigheder, der vil skulle slette hurtigere, end de gør i dag, siger Frederik Waage.

Selvom en del myndigheder i dag kun gemmer slettede e-mails i 90 dage, så er der også ministerier og styrelser, der på nuværende tidspunkt gemmer slettede mails i for eksempel 6, 25 og 68 år.

Retningslinjerne anbefaler imidlertid, at almindelige medarbejderes slettemarkerede mails fremover kun ”opbevares i en periode på 5 år, hvorefter de slettemarkerede e-mails slettes endegyldigt”.

Det kan betyde, at retningslinjerne i nogle tilfælde kan gøre det endnu sværere at finde ud af, hvad der er foregået i et ministerium eller en styrelse. For eksempel i Skatteministeriet, hvor man tidligere har valgt at gemme slettede e-mails i 6 år og nu ligefrem gemmer i 25 år.

- Man kan jo sige, at her kommer det jo til at virke omvendt. Hvis man vælger at følge retningslinjerne, så vil det betyde, at det kan blive sværere, fordi så vil der kun være en kortere periode, hvor e-mailsene er gemt, bemærker Sten Schaumburg-Müller.

Justitsminister Nick Hækkerup mener dog, at det er positivt, at retningslinjerne som noget nyt nu anbefaler statslige myndigheder at gemme slettemarkerede mails i lige lang tid.

- Der har tidligere været forskellig praksis for opbevaring af e-mails. Nu har vi ensartede retningslinjer på tværs af hele staten, og det er rigtig godt, skriver justitsminister Nick Hækkerup til P1 Dokumentar.

Et sprogligt smuthul

Ifølge de to professorer lider de nye retningslinjer herudover også af endnu en svaghed. Det fremgår nemlig ikke udtrykkeligt af teksten, at alle slettede e-mails bør opbevares i hhv. 5, 10 og 25 år, mener de.

- Som jeg læser retningslinjerne, så står der ikke noget direkte i retningslinjerne om, at man som myndighed skal indrette et system sådan, at medarbejderne ikke kan slette deres e-mails helt, siger Frederik Waage.

I retningslinjerne står der således kun, at det er e-mails, der er ”slettemarkerede”, der skal gemmes. Men ordet ”slettemarkeret” er ikke klart defineret i retningslinjerne. Det fremgår blot, at en e-mail, der er ”flyttet til mappen med slettet post”, skal betegnes som en ”slettemarkeret e-mail”.

Hvis ministre og embedsmænd tømmer mappen med slettet post (eller blot holder ’shift’ nede, mens de sletter), vil de slettemarkerede mails imidlertid forsvinde fra mappen med slettet post. Ved på den måde at dobbelt- eller ligefrem trippel-slette en e-mail, kan man derfor tilsyneladende komme uden om retningslinjernes krav om at gemme, der rent sprogligt kun gælder for ”slettemarkerede” mails, bemærker de to professorer.

- Det ser ud som om, at når man opererer med noget, der hedder ’slettemarkeret’, og noget, der hedder ’endeligt slettet’, så kan det faktisk lade sig gøre for en medarbejder at putte noget over i slette-markerings-bakken, og så bliver det så gemt. Men medarbejderen kan også efter de her retningslinjer slette endegyldigt, således at det bliver vanskeligt eller umuligt at finde de mails igen, påpeger Sten Schaumburg-Müller.

Melding fra Statens IT ingen garanti

Justitsministeriet har ikke besvaret de spørgsmål, som P1 Dokumentar har stillet vedrørende brugen af betegnelsen ”slettemarkeret”. Men justitsminister Nick Hækkerup oplyser generelt, at han mener, at de ”nye retningslinjer betyder, at det fremover er klart, hvor længe e-mails på tværs af staten bør gemmes”.

- For medarbejdere skal slettede e-mails gemmes i 5 år, for chefer i 10 år, og for særlige rådgivere, departementschefer og ministre er det 25 år, skriver justitsminister Nick Hækkerup til P1 Dokumentar.

Det er også sådan, man nu i praksis vil indrette systemerne for den del af ministerierne og styrelserne, der i dag har Statens IT som e-mail-leverandør, oplyser Statens IT.

- Når de nye retningslinjer implementeres fra årsskiftet, kan brugere ikke længere slette mails permanent, uden der som minimum er gået 5, 10 eller 25 år, skriver Statens IT til P1 Dokumentar.

Men så længe retningslinjerne kun vedrører ”slettemarkerede” mails, og så længe de ikke er vedtaget ved lov, så er der ingen sikkerhed for, at alle slettede e-mails fremover vil blive gemt, så fremtidige undersøgelseskommissioner kan få indblik i, hvad der står i dem, mener de to professorer.

- De har jo ikke nogen som helst garanti for, at det er sådan, det foregår i fremtiden. Fordi Statens IT kan blive sat af sagen, de kan blive bedt om at gøre det anderledes, og de kan selv vælge nogle andre tekniske løsninger, hvis ikke de her krav er specificeret på en måde, som skal følges, siger juraprofessor Sten Schaumburg-Müller.

- Statens IT er alene en driftsoperatør i den her sammenhæng. Det er ministerierne, der har rådigheden over oplysningerne. Og hvis ministerierne ønsker at slette dem, så kan de slette dem, uden at de bryder nogen love og regler. Så hvis man vil sikre sig imod, at man gør det, så må man lave en lov, der sikrer oplysningerne, siger også juraprofessor Frederik Waage.

FacebookTwitter