Eksperter efterlyser regler: Myndigheder sletter mails vidt forskelligt

Skat gemmer mails i fem år, politiet sletter dem efter 30 dage.

Det er vidt forskelligt, hvor længe offentlige myndigheder gemmer gamle mailkonti. Politiets praksis førte til, at fire politichefer fik slettet deres mailkonti, før Tibet-kommissionen indledte sin undersøgelse. Både eksperter og politikere efterlyser klare regler. (Foto: Dennis Lehmann © Scanpix)

Der er flere års forskel på, hvor længe offentlige myndigheder gemmer slettede mails.

I politiet gemmes de i 30 dage. Lægemiddelstyrelsen gemmer dem i et halvt år. Justitsministeriet og Kriminalforsorgen i et år - og Skat i fem år.

Spørgsmålet er interessant, fordi slettede mails i tre tilfælde kan have forhindret kommissioner i at komme til bunds i deres undersøgelser. Derfor efterlyser både politikere og eksperter klare regler for, hvor længe slettede mails opbevares i det offentlige.

- Beslutningen, om hvor længe en myndighed skal gemme slettede mails, er en vigtig beslutning. Den er simpelthen for vigtig til alene at blive truffet i it-afdelingerne, siger Pernille Kræmmegaard, der er grundlægger af Digitaliseringsinstituttet og tidligere professor ved Aalborg Universitet.

Det er "et vanskeligt og mudret-gråt område", istemmer Peter Blume, der er professor ved Center for Offentlig Regulering og Administration ved Københavns Universitet:

- Der er ikke nogen krystalklare regler. Vi har persondataloven, men den siger ikke andet end, at man ikke må opbevare mails længere end formålet begrunder. Der er en generel opfattelse af, at vi skal være forsigtige med at slette, men der er ikke generelle retningslinjer fra centralt hold, siger han.

Slettede mails begrænser undersøgelseskommissioner

Spørgsmålet er blevet aktuelt, efter P1 Orientering har afsløret, at fire topchefer i Københavns Politi fik slettet deres mailkonti, før Tibet-Kommissionen indledte sin undersøgelse af en ulovlig ordre om at stoppe fredelige demonstranter under et kinesisk statsbesøg i 2012.

Det kan betyde, at kommissionen har placeret ansvaret forkert.

Da cheferne fratrådte deres stillinger, blev deres mailkonti - helt efter Rigspolitiets praksis - slettet efter 30 dage.

Men er det nok, at en myndighed gemmer slettede mails i 30 dage?

Nej, lyder den umiddelbare reaktion fra flere politikere på Christiansborg. De efterlyser et overblik over forskellige myndigheders praksis og klare regler på området.

- Der er behov for klokkeklare regler. Hvor snittet skal ligge – og om det skal være de samme regler for alle – det kan jeg ikke vurdere. Men det er vigtigt, at det bliver diskuteret, så vi i sidste ende som borgere kan føle os trygge og bevare tilliden til den offentlige sektor, siger Pernille Kræmmergaard.

Men skal al data så bare gemmes til evig tid?

- Nej, det er lige præcis det, der gør området så svært. Noget data er jo meget personfølsomt. Og netop derfor er det vigtigt, at politikerne gør sig nogle seriøse overvejelser om, hvordan data anvendes og gemmes.

Offentligt ansatte skal journalisere mails på de sager, de arbejder med. Hvis en mail journaliseres, slettes den ikke. Men mails, der ikke journaliseres, kan slettes.

Det er ikke et område, der er egnet til ”hovsa-lovgivning”, pointerer Peter Blume:

- Der er flere hensyn at tage. Det handler jo blandt andet om borgernes privatliv. Vi skal jo undgå, at oplysninger bliver brugt på en krænkende måde, siger han.

Pape varsler opgør med forskellige regler

Det er ikke kun Tibet-kommissionen, der blev afskåret fra at undersøge potentielt centrale mails. Også Skattesagskommissionen og Statsløsekommissionen har oplevet problemer med, at myndighederne har slettet mails, inden de er kommet i gang med at undersøge sagerne.

Justitsminister Søren Pape Poulsen (K) varsler et opgør med de store forskelle myndighederne imellem og vil indkalde til drøftelser i forligskredsen.

- Der er godt nok langt mellem 30 dage og fem år, og det ser mærkeligt ud, at der er så forskellige retningslinjer, også ministerier imellem og blandt styrelser, sagde Søren Pape Poulsen i går til DR Nyheder.

- Det kan være meget god praksis at rydde op og få slettet sine mails, på nær dem der skal ligge på sagerne selvfølgelig. Det er også god dataskik, men vi skal have kigget på det. Vi kan ikke have så store forskelle.

Rigspolitiet vil også selv kigge nærmere på, om der er behov for at gøre fristen på 30 dage længere.

Facebook
Twitter