Journalisering og afhøringer kan ikke erstatte slettede mails

Selvom Tibet-kommissionen og Skattesags-kommissionen kunne afhøre vidner og læse journaliserede dokumenter forhindrede slettede mails dem i at komme til bunds i sagerne.

P1 Orientering har afsløret, at politichefers mailkonti blev slettet, før Tibet-kommissionen kom i gang med sin undersøgelse. (Foto: Dennis Lehmann © Scanpix)

Slettede e-mails har afskåret både Tibet-kommissionen og Skattesags-kommissionen fra at nå til bunds i den ulovlige forvaltning, som de to kommissioner var sat til at undersøge.

Det har P1 Orientering i denne uge afsløret.

Begge undersøgelseskommissioner har haft adgang til materiale, som embedsmænd har valgt at journalisere i journal-systemet. Men det har ikke kunnet erstatte de slettede mails, lyder det fra de to kommissionsformænd.

- Der var der så nogle måneder, hvor der ikke var noget. Der kunne vi se, at man var gået ind og havde slettet rub og stub, forklarer Lars E. Andersen, der var formand for Skattesags-kommissionen, der skulle efterforske ulovlig indblanding i Helle Thorning Schmidts mands skattesag.

Reglerne kan i og for sig være ligegyldige, hvis medarbejderne i stedet for at lægge et dokument på sagen, lægger det i papirkurven. De mails vi fandt, som vi syntes var interessante – jeg tror, at der var meget lidt af det, der var journaliseret

Lars E. Andersen

Det samme oplevede Tibet-kommissionen, der var sat til at finde ud af, hvem der ulovligt gav ordre om at forhindre fredelige demonstranter i at demonstrere og vise tibetanske flag under kinesiske statsbesøg i København.

Her fik Københavns Politis øverste ledelse slettet sine mailkonti, inden kommissionen kom i gang med at undersøge sagen.

- Deres korrespondance var simpelthen væk. Slettet. Slettet også fra backup’en og væk, forklarer Tibet-kommissionens formand, Tuk Bagger.

Journaliserede sagsakter ikke nok

De to kommissionsformænd forklarer begge, at journaliserede sagsakter ikke nødvendigvis er nok til at komme bunds i en sag.

- Hvis man har noget at skjule, så journaliserer man det vel ikke. Så er det vel i den anden del af mail-korrespondancen, man skal lede, hvis der er noget, man gerne vil undersøge, som vedkommende måske ikke er helt vild med kommer frem, forklarer Tibet-kommissionens formand, Tuk Bagger.

Herudover er det begrænset, hvor mange e-mails medarbejderne i centraladministrationen overhovedet har pligt til at journalisere, tilføjer Skattesagskommissionens formand, Lars E. Andersen.

Journaliseringspligten omfatter langt fra alle de e-mails, en undersøgelseskommission kan have interesse i at se. I lovbemærkninger på området står der, at den nuværende journaliseringspligt ”indebærer, at ganske mange e-mails, som en forvaltningsmyndighed (eller den enkelte ansatte) modtager, ikke skal journaliseres.”

Men selv de mails, der rent formelt skal journaliseres, får undersøgelseskommissioner heller ikke altid adgang til, forklarer skattesagskommissionens formand.

- Reglerne kan i og for sig være ligegyldige, hvis medarbejderne i stedet for at lægge et dokument på sagen, lægger det i papirkurven. De mails vi fandt, som vi syntes var interessante – jeg tror, at der var meget lidt af det, der var journaliseret, forklarer Lars E. Andersen.

Og de mails, som ikke skal journaliseres, må medarbejderne for så vidt gerne slette fra deres egen mailboks, understreger han.

Afgørende med backup

Derfor kan det være afgørende, om der findes en backup af de slettede mails i et lukket backup-system. Og det gjorde der ikke for både Skattesags-kommissionens, Tibet-kommissionens og for Statsløse-kommissionens vedkommende.

De tre kommissioner fik alle at vide, at slettede mails kun blev gemt i 30 dage.

Når skattesagskommissionen kunne konstatere, at der for visse medarbejdere manglede e-mails – for eksempel fra bestemte perioder - kan det altså også have påvirket kommissionens konklusioner.

- Der er jo en fare for, at mails, der specielt interesserer en kommission, hvor man måske bevæger sig ud i et gråområde eller noget, der er værre, at de er slettede helt bevidst. Og det er selvfølgelig klart, at sådan nogle mails, dem er vi interesserede i at se, forklarer kommissionens formand, Lars E. Andersen

Når medarbejdere sletter mails, kan det nemlig medføre, at de slipper for ansvar, forklarer han.

- De kunne have deres gode grunde. De kunne også have deres mindre gode grunde. De mindre gode det var i og for sig, hvis man ikke ville hænges op på en mail, man har sendt i relation til den skattesag, som vi undersøgte, siger Lars E. Andersen.

Slettede mails påvirker forklaringer

At kommissionerne har kunnet afhøre ministre og embedsmænd, hvis mails er blevet slettet, kan heller ikke altid kompensere for tabet af de slettede e-mails.

Der ville det være en fordel og have de her mails dag for dag, time for time, til at understøtte vidnernes hukommelse. Og i øvrigt til brug for kommissionens bevisovervejelser,

Lars E. Andersen

For det første bliver de implicerede personer ikke afhørt under vidneansvar. De har altså ikke pligt til at tale sandt. For det andet giver de afhørte ofte udtryk for, at de ikke kan huske, hvad der er foregået, særligt når de ikke kan få forelagt e-mails og andre dokumenter, der eventuelt kan hjælpe hukommelsen på gled, forklarer han.

- Forklaringerne for de implicerede personer er selvfølgelig væsentlige. Men altså: Ofte har de svært ved at huske. Specielt når vi kommer sådan ud i det, der nærmer sig det grå område, så er offentligt ansattes hukommelse faktisk ikke særlig god.

- Der ville det være en fordel og have de her mails dag for dag, time for time, til at understøtte vidnernes hukommelse. Og i øvrigt til brug for kommissionens bevisovervejelser, siger Skattesags-kommissionens formand, Lars. E. Andersen.

At de afhørtes forklaringer afhænger af, om kommissionen har adgang til deres e-mails og kan lægge dem på borde og bede om en forklaring, er også Tibet-kommissionens erfaring.

- Det har betydning for afhøringerne også, at man har det grundlag, siger Tibet-kommissionens formand, Tuk Bagger.

Skatteministeriet gemmer nu slettede mails i 5 år

Hvis man fra politisk hold vil løse problemerne med de slettede mails, er det derfor ikke nok at kræve, at alle mailkonti bliver indefrosset og gemt i samme øjeblik, det bliver besluttet at nedsætte en undersøgelseskommission.

Det skete for Skattesagskommissionens vedkommende. Og alligevel havde medarbejdere nået at slette mails inden, der blev lavet en sådan øjeblikkelig kopi, forklarer kommissionens formand.

- Selvom man gjorde det, så er der ingen tvivl om, at der var medarbejdere, der havde slette mails, siger Lars E. Andersen til P1 Orientering.

Det er derfor Skattesagskommissionens erfaring, at der skal mere til. Og det er er Tibet-kommissionens formand, Tuk Bagger enig i.

- For det vil stadig kun være en begrænset periode, man har mail-korrespondancen fra så. Det der skal til er, at man får lov til og mulighed for at gemme det i en længere periode. En årrække. Nu kunne man sige 5 år. Men med den nye skattekommission er 5 år måske ikke engang nok, siger Tuk Bagger.

Hun henviser dermed til, at en ny skattesagskommission blandt andet er sat til at undersøge, hvordan det kunne lade sig gøre, at SKAT over en længere periode mistede milliarder af kroner i svindel med udbytteskat.

Og det kan godt lade sig gøre at gemme slettede e-mails i mere end de 30 dage politiet gør, og som skattemyndighederne gjorde, da skattesagskommissionen forsøgte at komme til bunds i sagen om Helle Thorning Schmidts mands skattesag.

Skatteministeriet har siden ændret praksis, forklarer ministeriet.

- For at sikre materiale og data til evt. senere undersøgelser indførte man i juli 2014 at gemme backups i 5 år i stedet for 30 dage, skriver Skatteministeriet til P1 Orientering.

Hvis alle andre ministerier gør det samme, vil det absolut være en fordel for fremtidige kommissionsundersøgelse, forklarer skattesagskommissionens formand, Lars. E. Andersen.

- Hvis man gemmer alt, så vil det jo have den fordel, at der ikke var de huller, som der var i det materiale, vi fik, siger skattesagskommissionens formand, Lars E. Andersen.