Ministerium havde backup af slettede mails: Tibetkommission fik aldrig adgang

Udenrigsministeriet lå inde med backup af slettede mails fra ministre og embedsmænd, der var aktive under de kinesiske statsbesøg

Demonstration mod Kinas menneskerettighedsovertrædelser over for Tibet, Free Tibet, på Højbro Plads i København fredag d. 15. juni 2012. (Foto: Dennis Lehmann © Scanpix)

Sagen om Tibetkommissionen tager nu en ny drejning.

Udenrigsministeriet havde backup af slettede e-mails, der kunne være relevante for Tibetkommissionens undersøgelse og konklusioner, men som kommissionen aldrig fik adgang til.

Det kan P1 Orientering fortælle i dag.

Da Tibetkommissionen i 2016 bad Udenrigsministeriet om at få udleveret ”mailkorrespondance fra og til relevante medarbejdere”, lå ministeriet således inde med flere former for backup af slettede e-mails fra eksempelvis fratrådte ministre og embedsmænd.

Men det fik Tibetkommissionen aldrig at vide, da den skulle undersøge, om medarbejdere i Udenrigsministeriet kunne drages til ansvar for ulovlige ordrer om at stoppe fredelige demonstranter under kinesiske statsbesøg i København i 2012 og 2013.

Kommission efterspurgte mails

Det oplyser Tibetkommissionens formand, landsdommer Tuk Bagger til P1 Orientering. Hun anså det for umuligt at få de slettede mails udleveret fra Udenrigsministeriet, forklarede hun for et par måneder siden til radioprogrammet.

- Vi har ikke fået deres mailbokse. De har været væk.

Og I har efterspurgt ministrenes mails?

- Ja. Ja, ja.

Men fordi man sletter afgåede medarbejdere og ministres mails, så har I heller ikke kunnet se dem?

- Så har vi ikke kunnet se dem, nej, sagde Tibetkommissionens formand, Tuk Bagger.

Tuk Bagger ønsker ikke at stille op til et nyt interview om emnet, men forklarer til P1 Orientering, at ingen har fortalt Tibetkommissionen, at Udenrigsministeriet har backup af ministres og embedsmænds e-mails.

De slettede mails ligger gemt i flere systemer, som ministeriet aldrig har søgt i.

De nye oplysninger fremgår af en længere mailveksling, som P1 Orientering gennem de seneste par måneder har haft med Udenrigsministeriet. Heri bekræfter ministeriet, at afgåede ministre og embedsmænd som udgangspunkt får slettet deres e-mails 30 dage efter, at de har forladt ministeriet eller skiftet job til eller fra en ambassade ude i verden.

Men det er kun som udgangspunkt.

Tre forskellige systemer gør det fortsat muligt at finde mails frem. Også slettede mails. Ministeriet gemmer for det første mails i et backup-system. For det andet i komprimeringssystemet Enterprise Vault. Og for det tredje bliver ministerens officielle mailboks, udenrigsminsteren@um.dk, aldrig slettet.

Fik kun 8 ujournaliserede e-mails

Da Tibetkommissionen i februar 2016 bad Udenrigsministeriet om at få udleveret alt relevant materiale, der kunne afdække ministeriets rolle i sagen om de ulovlige ordrer, søgte ministeriet imidlertid hverken i ministres og embedsmænds mailbokse eller i backup heraf.

I stedet lavede Udenrigsministeriet en oversigt over relevante sager, som medarbejdere gennem tiden havde valgt at journalisere udvalgte dokumenter på.

Ministeriet indkaldte herefter kommissionen til et møde og aftalte med kommissionen, at ministeriet herudover skulle bede embedsmænd, der stadig var ansat i ministeriet, om selv at se deres mailbokse igennem for ujournaliserede e-mails med relation til Tibet-sagen.

Med denne fremgangsmåde fik Tibetkommissionen kun indsigt i meget få ujournaliserede mails.

Ministeriet bad i alt 101 medarbejdere om at se efter i deres mailbokse. Dokumenter i sagen viser imidlertid, at kun to medarbejdere vendte tilbage med i alt otte e-mails. Otte e-mails, som Tibetkommissionen fik udleveret.

Blev forsikret om at alt var afleveret

At ministeriet lå inde med flere former for backup af slettede mails fra både nuværende og tidligere ministre og medarbejdere, var der ingen, der fortalte kommissionen. Det fastholder Tibetkommissionens formand, Tuk Bagger, over for P1 Orientering.

Og det understøttes af de dokumenter, P1 Orientering har fået aktindsigt i.

I en flere hundrede sider lang korrespondance mellem ministeriet og Tibetkommissionen nævner Udenrigsministeriet således ingen steder de tre systemer.

Tværtimod forsikrer Udenrigsministeriet kommissionen om, at den har fået alt relevant materiale udleveret, når kommissionen undrer sig over resultatet af ministeriets eftersøgning.

Eksempelvis da kommissionen opdager, at Statsministeriet har sendt en central e-mail til 14 forskellige medarbejdere i Udenrigsministeriet. En e-mail som Udenrigsministeriet ikke har udleveret til kommissionen.

Det får Tibetkommissionen til at spørge, ”om det kan tænkes, at Udenrigsministeriet er i besiddelse af yderligere relevant materiale, der ikke er fremsendt til kommissionen?”

Udenrigsministeriet medgiver herefter, at det hidtil ikke har udleveret den pågældende e-mail, men forsikrer samtidig Tibetkommissionen om, at ministeriet nu ”har afleveret alt materiale, som har kunnet identificeres, til brug for Tibet-kommissionens undersøgelse.”

UM: Søgning i backup indgik ikke i overvejelserne

P1 Orientering har flere gange spurgt Udenrigsministeriet, hvordan disse forsikringer kunne være retvisende, når ministeriet ikke havde søgt i de tre nævnte systemer med e-mails og angiveligt ikke havde fortalt Tibetkommissionen om deres eksistens.

Ministeriet er også blevet spurgt om, hvor langt tilbage i tiden, ministeriet havde backup af slettede e-mails, da Tibetkommissionen bad om at få al relevant mailkommunikation udleveret.

Disse og flere andre spørgsmål har Udenrigsministeriet undladt at svare på.

I stedet skriver ministeriet bl.a. om hensigten med backupsystemet, at det ”ikke er et arkiv og har ikke til formål at gemme slettede mails og er som sådan ikke møntet på at fremsøge specifikke mails.” Men ministeriet har tidligere selv medgivet, at det ”vil kunne søge i alle de e-mails, der var tilgængelige på det tidspunkt, hvor den seneste back-up blev taget”.

Justitsministeriet har da heller ikke haft problemer med af egen drift at bruge sit backup-system til at fremsøge og udlevere både ministre og embedsmænds mails til Tibetkommissionen, herunder mails fra afgåede ministre og embedsmænd, hvis mailbokse ellers var slettet helt.

Når Udenrigsministeriet ikke bare gjorde det samme, forklarer ministeriet det herudover med, at ministeriet på forhånd havde fortalt Tibetkommissionen om sin fremgangsmåde, inden ministeriet begyndte at identificere det materiale, kommissionen fik udleveret - og at kommissionen ikke stillede spørgsmålstegn herved.

Udenrigsministeriet forklarer:

- Muligheden for at søge i backup-systemer indgik ikke i overvejelserne, da man fastlagde fremgangsmåden med at fremskaffe materiale til kommissionen. Udenrigsministeriet overvejede heller ikke at fremhæve, at også Udenrigsministeriet har et backup-system, over for kommissionen, skriver Udenrigsministeriet til DR Nyheder.

Ikke til bunds i ministeriers rolle

Tibetkommissionens formand, Tuk Bagger, fastholder imidlertid, at hun og kommissionen ikke vidste, at ministeriet kunne fremskaffe slettede mails fra ministre og embedsmænd fra flere forskellige systemer, og at den manglende adgang til ministrenes mails har forhindret kommissionen i at komme til bunds i sagen.

- Vi kan jo ikke rigtig komme til bunds, når vi ikke ser deres mailkorrespondance, har Tuk Bagger udtalt til P1 Orientering.

Da Tibetkommissionen kort før jul offentliggjorde sin redegørelse, konkluderede den godt nok, at det var Udenrigsministeriet, der "bidrog til en stemning, der via PET forplantede sig til Københavns Politi" og førte til, at betjente fik udstedt klart ulovlige ordrer om at forhindre fredelige demonstranter i at vise tibetanske flag og blive set under kinesiske statsbesøg i København.

Men kommissionen understregede samtidig, at der på baggrund af det materiale, den har haft adgang til, "ikke er grundlag for at antage, at ministre eller ansatte på noget niveau i Udenrigsministeriet" havde kendskab eller selv opfordrede politiet til at fortage sig noget ulovligt.

De eneste, kommissionen kunne finde grundlag for at gøre et disciplinært ansvar gældende overfor, var to politifolk, der var mellemledere i Københavns Politi under det kinesiske statsbesøg i 2012.

De sidste par måneder har P1-programmet ligeledes bedt Statsministeriet forklare, hvorfor Tibetkommissionen heller aldrig fik udleveret e-mails fra Statsministeriets backupsystemer. Trods gentagne henvendelser har Statsministeriet ikke besvaret disse spørgsmål. PET har i månedsvis heller ikke svaret på spørgsmål herom.

FAKTA: De tre mailsystemer, som kommissionen ikke fik adgang til

  • Backup-bånd gemmes i op til fem år
    Udenrigsministeriet har et backupsystem, der med jævne mellemrum gemmer alle e-mails. Det oplyser ministeriet, da P1 Orientering spørger til ministeriets praksis på det tidspunkt, hvor Tibetkommissionen bad ministeriet om adgang al relevant mailkorrespondance.

    "Almindelige backup bånd gemmes i op til fem år, men kan indeholde mails, der er ældre", forklarer Udenrigsministeriet.

    Backupsystemet gør det derfor også muligt at finde frem til e-mails og mailbokse, der siden er blevet slettet, oplyser ministeriet.

    "Udenrigsministeriet vil kunne søge i alle de emails, der var tilgængelige på det tidspunkt, hvor den seneste back-up blev taget", skriver ministeriet

    Det afgørende er, om mailen lå i mailboksen på det tidspunkt.

    "Der bliver taget daglige, ugentlige, månedlige og års backupper. Så hvis en mail eksempelvis lå i mailboksen på det tidspunkt, hvor den årlige backup bliver taget, så bliver den pågældende mail gemt i op til 5 år", skriver ministeriet

    Udenrigsministeriet oplyser, at det fik nyt backup-system i november 2015, og at det ældste backupbånd til systemet derfor stammer herfra. Hvor det gamle backupsystem og dets backupbånd befinder sig, har ministeriet ikke svaret på. Det har heller ikke svaret på, hvor langt tilbage i tiden ministeriet havde backup af e-mails, da Tibetkommissionen bad om at få udleveret alt relevante materiale.

    Ældre mails gemmes uendeligt
    Herudover har Udenrigsministeriet også et andet system, der i praksis gemmer gamle e-mails - som udgangspunkt i uendelig lang tid.
    Formålet med dette system er egentligt at komprimere ældre mails, så de optager mindre plads. Men dermed bliver ældre e-mails også automatisk gemt i systemet. Enterprise Vault hedder det.
    For ministeriets medarbejdere ude i verden er der tale om et tilbud. Men for ansatte i Udenrigsministeriet i København bliver ”alle e-mails ældre end 370 dage (…) automatisk placeret” i systemet, oplyser ministeriet.

    "Alle i hjemmetjenesten får ’vaulted’ mails, der er over 370 dage gamle", skriver Udenrigsministeriet.

    Derfor kan e-mails vedrørende Tibetsagen ligeledes stadig findes i dette system. Det gælder også mails fra tidligere ministre og embedsmænd, der ellers har fået slettet deres mailboks, forklarer ministeriet.

    "I Enterprise Vault er der ikke automatisk sletning af mails, hvorfor de – medmindre der aktivt gøres andet – bliver gemt uendeligt. For postkasser, der tilhører tidligere medarbejdere, gælder samme princip; de bliver ikke slettet automatisk, hvorfor der reelt er vaultede mails tilbage til 2010, hvor løsningen blev gradvist implementeret", skriver Udenrigsministeriet til P1 Orientering

    Udenrigsministerens mailboks slettes aldrig
    Ministeriet bekræfter desuden, at der er det særlige ved udenrigsministerens officielle mailboks, udenrigsministeren@um.dk, at den aldrig bliver slettet. Ministerens mails kan derfor stadig findes heri, med mindre de er blevet slettet på anden vis.

    "Der er modtagne mails i denne mailboks tilbage til 21.8.2007. Der er sendt post tilbage fra 14.1.2010", forklarer Udenrigsministeriet.

    Derfor kan det stadig lade sig gøre at søge efter tidligere udenrigsministres mails med relation til de kinesiske statsbesøg i 2012, 2013 og 2014 også i denne mailboks, bekræfter ministeriet.

    "Det er muligt at søge på specifikke søgeord i den pågældende postkasse på sendte og modtagne mails i den nævnte periode", oplyser Udenrigsministeriet til P1 Orientering.