Sådan gik det til, da Sundhedsdatastyrelsen slettede alle mails: Et enkelt flueben blev sat forkert

I 14 dage overså styrelsen en ukendt fejl, der kunne have reddet slettet data.

I 14 dage overså Sundhedsdatastyrelsen en fejl, der ellers kunne have reddet de slettede mails. (Foto: Grafik: Morten Fogde Christensen)

Det var et enkelt flueben, der blev sat forkert i mail-programmet Microsoft Outlook. Og straks forsvandt tusinder og atter tusinder af gamle mails op i den blå luft.

Samtidig var systemets reserve-hukommelse ved en tidligere fejl blevet ændret. En fejl der først blev opdaget af Sundhedsdatastyrelsen efter 14 dage. Men da var det for sent.

Sådan lyder den helt simple forklaring på, at dele af Sundhedsdatastyrelsens elektroniske arkiv over sendte mails forsvandt - blandt andet central kommunikation fra dengang, corona-virussen ramte landet.

- Det var absolut ikke med vilje. Det er helt utilsigtede fejl, som vi er oprigtigt kede af, siger vicedirektør Vibeke van der Sprong.

Ældre mails blev slettet

Onsdag meddelte Sundhedsdatastyrelsen, at alle ældre afsendte mails fra styrelsen selv, Statens Serum Institut samt Sundheds- og Ældreministeriets HR-funktion ‘på grund af beklagelige fejl’ er blevet slettet.

Tilbage i de elektroniske arkiver er kun de mails, der er blevet afsendt siden den 22. juli i år.

Vicedirektør Vibeke van der Sprong fortæller, at Sundhedsdatastyrelsen fungerer som it-afdeling for hele Sundheds- og Ældreministeriet.

Et forkert flueben i mail-program

Som mange andre arbejdspladser - offentlige som private - bruger man her mail-programmet Microsoft Outlook til den elektroniske post.

Lørdag den 22. august åbnede en it-medarbejder de centrale Outlook-indstillinger, der gælder for alle postkasser hos Sundhedsdatastyrelsen, Statens Serum Institut samt ministeriets HR-funktion.

Medarbejderen fik ændret i mail-programmets grundlæggende gemme-indstillinger.

- Det var faktisk et lille flueben, der blev sat forkert. Uden nogen advarsel fra systemet. Konkret betød det, at i stedet for at gemme sendte mails for altid, så blev de slettet efter 30 dage. Fejlindstillingen betød, at alle afsendte mails indtil 30 dage forinden blev slettet, forklarer Vibeke van der Sprong.

Fejlen blev straks opdaget og systemet sat til at genskabe alle de mails, der forsvandt.

Ukendt fejl i reserve-hukommelsen

Normalt ville det ikke være noget problem. Fordi mail-programmets reserve-hukommelse - den såkaldte backup-server - gemmer en kopi af det hele i 30 dage.

Det er store datamængder, så det tager tid. Men det kan lade sig gøre.

Vicedirektøren fortæller, at Sundhedsdatastyrelsen satte systemet til at genskabe de slettede mails ud fra reservehukommelsen.

Men efter 14 dage - før alle de gamle mails nåede at blive genskabt - løb systemet tør for oplysninger.

Reserve-hukommelsens gemme-indstillinger var nemlig ved en tidligere fejl også blevet ændret.

I stedet for at gemme alt i 30 dage, så blev de vigtige data slettet efter kun 14 dage.

- Det viste sig desværre, at vores indstilling på et tidligere ukendt tidspunkt var blevet sat til 14 dage. Vi vidste, at der var en tidsbegrænsning på back-uppen, der var 30 dage som standard. Men vi vidste ikke, at der var en kortere og mere stram tidsbegrænsning, siger vicedirektøren.

Data kunne være reddet

Hun fortæller, at de slettede mails kunne være blevet genskabt, hvis man fra første færd havde kendt til tidsbegrænsningen på 14 dage.

- Med de datamængder, der er tale om, kunne man ikke nå det på 14 dage. Men vi skulle have sikret, at vi havde 30 dage til rådighed. Så havde vi kunnet nå at genskabe filerne. Men det opdagede vi først for sent, desværre. Efter de 14 dage var gået, siger Vibeke van der Sprong.

Det lyder sårbart, at så megen data kan gå tabt, fordi et flueben bliver sat forkert?

Det er en sårbarhed, ja. Det er også en forventning, vi har til den eksterne undersøgelse, der bliver sat i gang. At vi herved får yderligere anbefalinger til, hvad vi teknisk og organisatorisk kan gøre, så det ikke sker igen. Det er aldrig sket før, og det sker forhåbentlig aldrig igen, konstaterer Vibeke van der Sprong.

Har lavet nyt program

Sundhedsdatastyrelsen oplyser, at man desuden har lavet et program, der kan opsnuse og genskabe 'størstedelen' af de afsendte mails.

Det gælder dog kun, hvis mailen er sendt til en postkasse under Sundhedsministeriets paraply eller med-sendt til en anden intern postkasse som kopi eller såkaldt cc.

Det betyder, at mails, der er sendt alene og direkte ud af koncernen - som eksempelvis til DR Nyheder - ikke kan opsnuses af programmet.

- Vi har udviklet er program, der kan gennemsøge alle ansattes indbakker for modtagne mails. På den måde vil vi kunne genskabe de mails, som er blevet modtaget af andre enten som direkte modtager eller som cc-modtager. Det er vores vurdering, at vi derved kan genskabe de fleste slettede sendte mails, siger Vibeke van der Sprong.

Mere fra dr.dk

Facebook
Twitter