Test af Slack: Email-dræberen til din arbejdsplads

Slack kan nedbringe mængden af emails og styrke kommunikationen på arbejdspladsen. Vi har testet Slack i to måneder - og det holder.

Slack kan gøre den interne kommunikation på arbejdspladsen mere smidig og nedbringe emailbyrden. (Foto: Henrik Føhns & Nicolai Franck © DR)

Vi har på vores lille redaktion på dr.dk/viden brugt kommunikationsværktøjet Slack i små to måneder. Og alt tyder på, at det er kommet for at blive.

Og det er ikke fordi, vi ikke har leget med andre værktøjer, der - ligesom Slack - er bygget til at gøre det nemmere at dele ting, at nedbringe emailmængden og styrke kommunikationen, når vi ofte er spredt for alle vinde.

Men Slack kan noget særligt. Det er nemlig sjovt at bruge, det ser godt ud, og så virker det på alle platforme - både PC, tablet og mobil.

Her er hvad Slack kan, og hvad der gør det til det måske mest interessante nye arbejdsredskab, jeg længe har prøvet:

Hvad er Slack?

Kort fortalt er Slack en chat-app til arbejdspladsen.

I appen kan man oprette forskellige kanaler, som har forskellige medlemmer. Én kanal kan være for alle medarbejdere, en anden kan være for en mindre gruppe med et særlig interessefællesskab, og man kan også bruge det til privat 1-til-1 kommunikation.

(Foto: Nicolai Franck © DR)

Det er lige dele sms, chat og socialt netværk. Det er lige dele arbejde og hyggeligt virtuelt samvær.

Men Slack er meget mere end bare tekst-chat. For udover at man kan chatte med hinanden, så er appen på mange måder det ultimative centrum for deling af dokumenter, billeder, links og tanker.

Måske vigtigst af alt er det sjovt og enkelt at bruge, med en super brugerflade, og et friskt design.

Og lige netop disse detaljer, er det, der adskiller Slack fra rigtig mange af de andre apps og tjenester, der har forsøgt at skubbe den gammeldags tunge emailkommunikation i baggrunden.

Udfordringen er at få alle med

Som med alle services, beskedapps, og sociale netværk, så er de kun sjove at bruge, hvis dem man kender bruger dem. Og det er en 100 procent forudsætning for at bruge Slack. Hvis bare en kollega ikke bruger Slack, så bliver det noget rod.

Alle skal altså tage det til sig, og det er den største udfordring, der er ved Slack. Det tog da også lidt tid for os, at få alle til at huske at åbne Slack om morgenen, på samme måde som man åbner sin mail.

At få folk til at ændre vaner og tage nye værktøjer i brug er notorisk kompliceret. Men når man først har fundet ud af, at der er klare fordele, så gør det jo skiftet lidt lettere.

Nem integration med andre services

Udover at man nemt kan komme i kontakt med sine kolleger, så kan Slack integreres med en række andre services. Dropbox, Twitter, Google Drev eller Hangouts er bare nogle af de mange services der kan kobles til Slack.

(Foto: Nicolai Franck © DR)

Det gør det fx super nemt at dele dokumenter inde i Slack, og man kan samtidig have en chat-tråd kørende om det pågældende dokument.

Det er så meget nemmere end emails med vedhæftede filer, der bliver sendt frem og tilbage, som for mange mennesker stadig er en del af hverdagen. Særligt integrationen med Dropbox er gennemarbejdet, så man let kan uploade og dele dokumenter direkte igennem Slack.

Derudover spiller Slack særdeles godt sammen med den helt geniale tjeneste IFTTT (If This Then That), som gør det muligt at integrere endnu flere services med Slack.

Selvom det måske er for de mere nørdede, så rammer vi her Slacks aller største force.

På overfladen er det super enkelt og meget intuitivt at bruge. Men nede under motorhjelmen, er der mulighed for at få det til at blive den helt centrale app i en organisations workflow, hvis det er det man ønsker. Der er virkelig mange muligheder.

God søgefunktion og visuel brugerflade

Med hensyn til brugerfladen, så er en af de store styrker, en glimrende søgefunktion. Alt kan søges frem på et øjeblik.

Udover at det altid er fedt at kunne finde ting, så giver det også organisationen, og de forskellige teams en altid tilgængelig historik.

Det betyder at man fx kan vælge at lade nye medarbejdere få adgang til at se, hvad der tidligere er foregået og lettere komme ind i kommunikationsformen.

En anden styrke er det visuelle. Tweets og artikler man deler, bliver vist med billede, link og tydelig overskrift. Det eneste man skal gøre er at 'paste' et link, så klarer Slack resten.

(Foto: Nicolai Franck © DR)

Man kan også dele billeder og videoer, der automatisk kommer ind i feedet i bedste Facebook-stil, og man kan sågar dele en Spotify-playliste, der bliver indlejret, så dine kolleger direkte i Slack, kan lytte til det, du lytter til.

(Foto: Nicolai Franck © DR)

Det siger kollegerne

Da jeg jo af gode grunde ikke bruger Slack alene, bad jeg (naturligvis på Slack) mine kolleger om hurtigt at skrive et par stikord til, hvad de synes er det bedste ved Slack.

Det lød nogenlunde sådan her:

- Jeg synes funktionen med at supplere kollega-chat med upload af filer, og den lækre formatering af indsatte links, løfter det fra "endnu et værktøj" til noget vi kan bruge.

- Jeg elsker platformsuafhængighed og at kunne være en del af flowet selv på den anden side af Atlanten.

- Det er let at orientere sig. Det er godt at kunne dele ting. Det er godt at tingene bliver der, så man kan gå tilbage og se det.

- Det er smart med forskellige kanaler, og det er godt, at man kan vælge om man vil orienteres, når der er nyt.

Pushbeskeder eller ej?

Særligt den sidste kommentar indrammer mulighederne og udfordringerne ved Slack. Funktionen med forskellige kanaler og hvornår man vil modtage en notifikation er nemlig noget, der kan tage lidt tid at få finetunet.

For hvis der er noget, man ikke gider at have, så er det pushbeskeder der bimler hele tiden, hvis nogle kolleger sidder og morer sig i en kanal, med hurtige beskeder frem og tilbage, mens man sidder fordybet i sit eget arbejde.

Derfor er det godt, at man for hver kanal kan vælge, om man vil have en pushnotifikation eller ej. Man kan også vælge om man vil have en besked, når ens navn bliver nævnt osv.

Men det er afgørende, at man har en gensidig forståelse, for hvordan man bruger de forskellige kanaler. Hvis man har den forventningsafstemning på plads, ved alle, om en besked på Slack er vigtig som en sms, eller om det mere er noget, man bør tjekke en gang imellem som sin email.

Er du typen der i forvejen har Push på det hele og vil have alting med det samme hele tiden, ja så kan du også få det med Slack.

Hvorfor skal man bruge Slack?

Slack er bestemt ikke det eneste produkt på markedet, der forsøger at ruske op i kommunikationsformen på arbejdspladsen. Men jeg har efterhånden afprøvet og leget med en række forskellige løsninger (indrømmet, nogle mere end andre).

Blandt andet har jeg haft fingre i Podio, Yammer, Google Hangouts og Google Drev, Dropbox, Box, Asana, Basecamp og HipChat. Alle platforme der på hver deres måde handler om deling, kommunikation og samarbejde.

Men for at det skal virke, skal en række parametre være opfyldt:

Det skal se godt ud, det skal virke lige godt på pc og mobil, det skal virke på tværs af platforme, og det skal gøre kommunikationen lettere og sjovere. Alt dette kan Slack.

Stadig plads til forbedring

Men der er naturligvis altid plads til forbedring.

Eksempelvis kan man indtil videre kun sætte sin status til 'tilgængelig' eller 'ikke tilgængelig'. Her ville det være rart at man kan sætte den til 'arbejder hjemme', 'har fri i dag', 'er i møde' eller lignende.

Derudover mangler der også en dedikeret Windows-app. Man kan dog fint bruge web-appen eller den Chrome-app, Slack også har lavet.

Der er også stadig flere indstillinger, som kun kan ændres i web-appen. Det er ikke nødvendigvis noget der påvirker den almindelige bruger, men alle indstillinger burde kunne justeres, uden at man nogensinde skal forlade selve appen.

Det gør Slack for mig

Slack er det første kommunikationsværktøj til arbejdet, som jeg har oplevet markant har mindsket emailbyrden.

Stort set alle vores redaktions interne emailtråde der førhen bredte sig som ukrudt (adskilt af lange emailsignaturer) er nu væk. De bliver så erstattet af en anden type beskeder, men det føles helt anderledes let og ofte mere uforpligtende.

Slack har været med til at styrke vores lille redaktions interne kommunikation og gjort den mere smidig. Særligt hvis folk arbejder hjemmefra, eller er ude i marken.

Det føles godt at have et værktøj til den helt nære interne kommunikation, som ikke er blandet sammen med emails udefra og emails på et større organisationsplan.

Og så skal man ikke underkende vigtigheden af, at have et værktøj der er isoleret til arbejdet.

Når du går hjem eller på weekend, kan du (selvom det bestemt ikke altid sker) med god samvittighed lukke Slack ned, og slå pushbeskeder fra, netop fordi det er et rendyrket arbejdsværktøj.

Hvis det er meget vigtigt, så må folk sende en sms eller ringe…eller måske sende en god gammeldags email.

Slack får både i gratis og betalingsversion, men er i alle tilfælde reklamefri. I gratisversionen kan man kun søge i de seneste 10.000 beskeder, og kun integrere fem services. Betalingsversionen starter fra 7 dollars per medarbejder per måned.

Facebook
Twitter