Nye data-regler sætter en stopper for jobansøgninger via mail

Lukkede systemer skal beskytte virksomheder mod fejltrin med personlige oplysninger.

(Foto: Screenshot fra Mac OS og Outlook - Illustration: Morten Fogde Christensen © DR Nyheder)

Jobansøgninger og CV'er er fulde af personlige, fortrolige og potentielt følsomme oplysninger. Derfor kommer EU's nye strikse regler for håndtering af persondata også til at påvirke den måde, vi søger job på.

Virksomhederne er tvunget til at strømline processen, så de ikke risikerer at have gamle personoplysninger til at flyde på kryds og tværs i organisationen.

Kaare Danielsen, direktør i Jobindex, rådgiver virksomhederne i håndteringen af de nye regler. Han møder mange virksomheder, der skal i gang med at ændre deres systemer.

- Stort set alle virksomheder kommer til at ændre et eller andet ved deres praksis.

Men det er ikke kun jobansøgninger, der bliver sværere at have styr på. Persondataloven, GDPR, betyder også at firmaer skal kunne dokumentere, at informationerne er forsvarlig gemt og slettet, når der ikke længere er brug for dem.

- Jobansøgninger er et rigtig godt eksempel. Man kan ikke rigtig længere modtage jobansøgninger via mail, fordi hvis man gør det, så har man ikke styr på ens persondata, siger Kaare Danielsen og uddyber:

- Fordi så sender man en ansøgning videre til en kollega, der måske printer den ud og lægger den på sit skrivebord. Og så har man ikke længere styr på sine persondata – og det skal man have ifølge den nye persondataforordning, siger Kaare Danielsen.

Det skal dog understreges, at det ikke er ulovligt at sende en jobansøgning eller anden persondata med en email. Det er virksomheden, der skal kunne dokumentere brugen af dine data.

Fik 1.800 ansøgninger på et døgn

Det er især firmaer med færre end 100 ansatte, der ikke er nået helt i mål med at leve op til de nye krav. I de mindre firmaer er man vant til at ansøgninger flyder mellem kollegaer. Det genkender man i Nørresundby, hvor virksomheden Coolshop ligger.

Op til jul manglede virksomheden Coolshop medarbejdere. Derfor skrev de på Facebook, at de manglede julehjælp. Efter 24 timer havde knap 2.000 ansøgere sendt både CV og ansøgning til firmaet.

- Alle de ansøgninger har ligget hos os indtil vi nu har fået at vide, at vi skal slette dem, siger medstifter og marketingdirektør Jacob Risgaard.

Han kan godt se, hvorfor ansøgninger burde behandles mere forsigtigt.

- Mange åbner jo sit hjerte og fortæller om, hvorfor vi skal ansætte dig. Men hvis du allerede er i job et andet sted eller skriver noget, som jeg ikke engang ved kan misbruges, vil der være en risiko for, at det kan ende i forkerte hænder.

Derfor har Coolshop købt et system, der sikrer fremtidige ansøgeres data. I mappen "ansøgninger" har Jacob Risgaard i årevis klikket ind og fundet egnede kandidater, når der opstod en ledig stilling. Også den praksis skal ændres.

- Jeg fik en besked fra vores interne jurist om at få slettet mappen. Normalt kunne jeg lige bladre tilbage og se, om der var en, jeg kunne bruge. Men det går altså ikke længere.

Mere seriøse ansøgere

Det medfører også nye krav til ansøgerne, som fremover ikke bare kan nøjes med at sende en mail, som de plejer. I stedet skal de typisk søge via mere lukkede systemer, som beskytter virksomhederne mod fejltrin, samtidig med at de beskytter ansøgernes data og sletter dem i overensstemmelse med reglerne.

- Vi har ofte haft på fornemmelsen, at mange af ansøgningerne ikke var målrettet os. Især vores jobs, som ikke kræver så meget uddannelse, er nogle gange blev ansøgt af mange, hvor det ligner, at de har sendt den til 1000 andre, fortæller Jacob Risgaard.

- Derfor håber jeg på, at dem som søger fremover er mere seriøse, fordi de nu skal gå ind på vores eget system og oprette sig, siger Jacob Risgaard.

Persondataloven trådte i kraft i fredags. Det er datatilsynet, som får til opgave at kontrollere, om virksomhederne lever op til kravene om at gemme og slette dine data efter reglerne.