Psykolog-tip: Sådan skal du håndtere din arbejdsmail

Britisk forskning konkluderer, at det er okay at tjekke indbakken ofte, og at mail ikke er det tidsspilde, det har ry for at være.

Ups, der er ulæste beskeder i indbakken! Britisk psykolog afliver myter om mail og giver adfærdsråd til arbejdspladser og ansatte.

Bag forskningen står psykolog Emma Russel fra Kingston Business School. Hun baserer sine konklusioner på gennemgang af 42 forskningsartikler og supplerende brugerstudier om anvendelsen af mail på jobbet.

Bedre end sit rygte

Ud fra det føler hun sig klædt på til at aflive tre udbredte myter om brug af mail.

Myte #1: Mail forhindrer os i at udvikle gode arbejdsrelationer.

Psykologens vurdering: I virkeligheden afspejler og forstærker mail blot eksisterende kulturer på jobbet, hvis der fx er udfordringer med den gensidige tillid.

Myte #2: Det er bedst at begrænse sig til at tjekke mail nogle få gange i løbet af arbejdsdagen.

Psykologens vurdering: Faktisk er vi nødt at tjekke og håndtere vores mail regelmæssigt for at kunne prioritere og styre vores arbejde effektivt.

Myte #3: Mail er tidsspilde og en distraktion fra ”rigtigt” arbejde.

Psykologens vurdering: I realiteten er det kun en meget lille del af de mails, der bliver sendt og modtaget på arbejdet, som ikke har betydning for arbejdet.

Forskningen bliver præsenteret ved en konference i British Psychological Society i dag.

Vi har grundigt og systematisk gennemgået studier af, hvordan ansatte bruger deres arbejdsmail.

Dr Emma Russel, Kingston Business School

Ifølge Dr Emma Russel er der ikke tidligere lavet en tilsvarende grundig og systematisk gennemgang af, hvordan ansatte bruger deres arbejdsmail.

Mål: At finde strategi, der virker bedst

Målsætningen har derfor været at finde ud af, om bestemte strategier for brug af mail har haft særlige positive eller negative følger for produktionen - og for de ansattes velbefindende.

- Nu er vi i stand til at give forskningsbaserede råd til organisationer og slutbrugere, som vi håber vil hjælpe folk til at forbedre deres brug af email, forklarer hun i en pressemeddelelse.

Gode råd til den enkelte ansatte:

  • Håndter og ryd mails, hver gang du tjekker indbakken
  • Slå advarsler om nye indkomne mails fra
  • Brug forsinket afsendelse, når du sender mail uden for normal kontortid
  • Overvej din personlige mailstrategi

Gode råd til arbejdspladsen:

  • Lav anbefalinger om god ”mail-etikette”
  • Afskaf forventningerne til svartid på arbejdsmail
  • Hjælp ansatte i perioder med stort arbejdspres
  • Afsæt ekstra tid til håndtering af mail for ansatte med stor arbejdsmængde
  • Undervis i brug af mail
  • Overvej at bruge andre kommunikationsværktøjer end mail

Omhyggelige typer kan have svært ved mail

Den engelske psykolog Emma Russel har forsket i vores brug af email de seneste 12 år.

Hun har tidligere i samarbejde med kolleger fra University of Surrey undersøgt forskellige persontypers håndtering af arbejdsmail. En af konklusionerne fra dét arbejde var, at særligt flittige og omhyggelige ansatte kan opleve ekstra frustrationer med mail.

På den ene side vil de gerne koncentrere sig om det, de er i gang med. Omvendt føler de sig også forpligtede til at stå til rådighed og svare fyldestgørende på mails fra kolleger, der spørger dem om noget.

Det kan både gå ud over deres effektivitet og deres eget velbefindende, viste forskningen.